皆様、本日もお疲れ様です。SIerで働くがんちゃんです。
営業企画・マーケティング部門で働いている頃、毎月10-15本ほど稟議書を書いていました・・・
皆様の中にもシステム導入を行う方やマーケティング部門に従事されている方もいると思いますが、稟議書を書くのってめちゃくちゃ面倒ですよね・・・そこで本記事では稟議書の承認を効率良く得ていくための5つのポイントを解説します！
稟議書の意義
稟議書は社内で進めたい事案に対して権限所有者に承認をもらうためのビジネス文書です
モノやサービスをお金を払って体験する・利用するために稟議書を書くことがほとんどです。社内会議を開催して合意を得た上で稟議書を書く場合や少額のため書面やシステムで起案して完結する場合もあります。
また、稟議書自体は紙を使うことや電子データで取り扱うこともあります。法律上、保管期間が明記されていないため、基本的には永久保管のような取り扱いが望ましいビジネス文書となります。
稟議書を書く理由
稟議書を書く理由は会社ごとで異なりますが次のような理由が挙げられます。
- 現場独断で実行しないように制限するため
- 複数人・複数部署で判断してトラブルやミスを回避するため
- 管理者・役職者目線でのリスクを確認するため
- 責任の所在を明確にするため
特に4つ目の「責任の所在を明確にする」という理由は社会的に見ても大きな理由になるでしょう。「誰がこの事態を把握していたのか？」「OKを出したのか？」など、企業は社会に大きな影響を与える存在ですので大きな問題が発生したり、大きな良き影響を作った時にはやはり誰の責任なのか、関与していたのかを明確にすることが求めれます。
社内稟議書がなぜ承認されづらいのか？
稟議書を申請してもなかなか承認がもらえない理由は3つあると言われています。実際に私自身も部長や事業部長、社長に差し戻された際の言葉も当てはまっていました！まずは稟議書が社内で承認されづらい理由を理解してみましょう。
- 起案者の狙いが弱い
- 費用対効果の根拠が欠如している
- 提示する項目や内容にばらつきがある
起案者の狙いが弱い
稟議書ではモノやサービスを新しく購入する（利用する）といったお金を使うものがほとんどです。しかし、お金を使う理由が目の前の課題解決にばかり向いており、中長期的な効果や目論見がわかりづらいというケースがございます。
また、特定のベンダー企業とビジネス協業を図るために稟議書を書くこともあります。その際、よく差し戻される理由としては、「結局あなたの狙いは何でしょうか？」と思いが伝わりきっていないような内容になります。
新しい取り組みを行うとしてもビジネス協業を行うにしても「売上アップ」や「販路拡大」といった抽象的な言葉を使ってしまい詳細な狙いがあまり語られていないといったこと避けていきましょう。抽象的な狙いは承認するかの判断を迷わせる材料になるため、どうしてその判断に至ったのかをわかりやすく簡潔に書くことが求められます。
起案者の狙いがわかるように中長期的な効果や目論見を詳細に書く
費用対効果の根拠が欠如している
稟議書には期待する売上効果や削減工数を記載すると思いますが、効果を算出したプロセスを一緒に記載していないことがあります。
これでは承認者からすると期待する数値が机上の空論のように感じてしまいますよね。
また、その稟議内容を実施しなかった場合の数値情報を載せないことも費用対効果の根拠が分かりづらい原因となります。施策実施により「これくらいの数字がプラスになるんだ」「人件費削減につながるんだ」といった比較できる数値情報を記載することをおすすめします。
費用対効果の根拠となる数値情報・比較情報をしっかり記載する
記載する項目や内容にばらつきがある
稟議書を書くことに慣れていないとよくあるのですが、承認者が把握したいことや最低限記載すべき内容が漏れてしまっていることが多々あります。実施する施策や案件が異なるとこのような事態になりがちです。決裁者も稟議書で初めて起案内容を確認することもあるため、正しく理解してもらえるように概要から詳細まで記載する必要があります。
記載内容や記載項目が不十分という事態に対して、事業部長クラス・役員クラスの方々が揃えて言うことは「取引先に当たる会社名やホームページのURLが書いてなかったからその時点で差し戻しにした。」です・・・僅かな項目の漏れで1週間ほど承認完了が長引いてしまうので記載漏れなどは気をつけましょう！
記載内容や項目を統一して正しく認識してもらえるようにする
社内稟議が承認される5つのポイント
- フォーマットを用意する
- 論理的に効果を提示する
- 事前に決裁者に説明する
- 説明後スピーディーに起案から申請まで行う
- 適切なタイミングで決裁者へ連絡を行う
フォーマットを用意する
稟議フォーマットを用意することで記載する内容や項目を統一することができます。稟議書を起案する立場の方も押さえるべきポイントが明確になり差し戻されるリスクを低減できます。
稟議書フォーマットの土台となるExcelやWordのテンプレートを用意するでも良し、システムを使ってフォーマットフォーマットだけでなく業務を標準化することもおすすめします！
論理的に効果を提示する
売上効果や削減工数を論理的に説明しましょう。必要となる要素は①効果を導き出したパイプライン（プロセス）を提示することと②導入前の比較対象となる数値を提示することです。
【例】営業マンの案件数を増やすためのSFAの導入
導入前(現状) | 月間新規訪問数30件、再訪率15％、案件数5件、成約率80％、成約数4件 |
| 導入後(狙い) | SFAの導入により顧客データを関連づけることができ、顧客にとって有意義な提案ができる材料が揃うようになる。そのため、再訪率があがり案件数が増加することが見込める。 |
| 導入後(KPI) | 月間新規訪問数30件、再訪率30％、案件数9件、成約率80％、成約数7件というKPIの変化が見られ、3件の成約数増加から150万円の費用対効果が得られると判断する。 |
事前に決裁者へ説明する
稟議書による書面の説明だけでなく承認者向けに説明会を行いましょう。承認者の中には導入するモノやサービスに知見がなく本当に有用なのか判断がつかないことや起案者の狙いが正しく伝わらないことがあります。
稟議書の書面だけで狙いを伝えきる自信がない場合は直接説明した方が確実に良いと感じています！というか、大きな金額になればなるほど必ずそのようにしています！もし、どのような稟議書でも差し戻しする決裁者がいれば事前に説明会を行うことをおすすめします！
説明後スピーディーに起案から申請まで行う
差し戻ししがちな決裁者への説明ができれば理解があるうちに稟議書を書いて申請を行いましょう！
時間が経てば経つほど伝えたことが記憶から薄れて、結果的に稟議が止まってしまう可能性があります。スピーディーに起案を行うことで社内の熱量も上がって意思決定が素早くなるため、できるだけ説明を行えばその日中に稟議書を申請することをおすすめします！
実際、株式会社エイトレッド社で報告された『「稟議書」に関する実態調査』でも稟議書に対する悩みの中で最も起案者が抱える悩みとして承認までに時間がかかることを60％以上の方が感じているようです。そのため、説明後に承認者の記憶が薄れないうちにその方にまで稟議を回すことがとても重要となります。
適切なタイミングで決裁者へ連絡を行う
稟議書の回覧状況を確認して適切なタイミングで決裁者に確認依頼をしましょう。
よくあることが早く確認してほしいという連絡が入ってないことから他のタスク追われて1週間以上放置されるということです。メールや内線を駆使して依頼＝フォローしましょう！
しかし、これだけのことを毎回対応しているととても大変なのでワークフローシステムを導入して最新の回覧状況の確認やシステム上で催促をかけることをおすすめします！
まとめ
今回は稟議書が承認されない理由と承認を得るための5つのポイントをご紹介いたしました。新しい施策を始めるには必至となる稟議書を本情報をもとに攻略してみてください。
