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業務の中にはアナログで非効率な業務もたくさんあります。
例えば、紙での情報の管理やExcelでのデータ共有、メールを使った進捗管理など、あげても切りがありません。
そんなときこれらの業務を一気に解決する方法があります。
それが、Webデータベースによるデジタル化です！
過去の記事では、Webデータベース製品の比較やシェアをご紹介していましたが、Webデータベースによるデジタル化のメリットや効果についてあまり触れられていなかったので本記事で紹介したいと思います。
アナログ業務をデジタル化する
まず、言葉の定義をしましょう！
「アナログ業務をデジタル化する」とは紙や手作業を基点とした業務プロセスや情報を、デジタル技術を活用して電子的に管理して処理することを指します！
電子的に管理して処理できるようになると業務プロセスが効率的かつ効果的に対応できるようになり、情報のアクセスや共有が容易になります。
今回のWebデータベースによるデジタル化は情報の管理・共有に重きを置いた変革になります。
Webデータベースとは
次に本記事に中心になるWebデータベースについて理解していきましょう。
Webデータベースは「従来のデータベースの操作から管理までをWebブラウザを用いて行えるようにするサービス」です。
また、「従来のデータベース」とはデータの「集積」「整理」「加工」の3つの機能があると言われています。我々が利用するシステムの裏側でデータを蓄えて整理し、欲しい形式で表示してくれるのはデータベースがあるからできているのです。
この3つの機能を持つデータベースをWebブラウザでユーザーが気軽に扱えるようになったものがWebデータベースです。
Webデータベースのメリット
アナログな情報管理を行なっている業務をWebデータベース化ができるとどのようなメリットがあると思いますか？
Webデータベース化することの最大のメリットは「データの構造化」「データの集約化」「手軽さ」の3つの効果だと考えます。
これらによりどのように業務が変化するのでしょうか？
データ活用の民主化
まず1つメリットとして挙げることではデータを扱ってアクションを起こす人が増加します。
つまり、データ活用の民主化に繋がります。
Webデータベースでは、データの蓄積はもちろんアクセス権も柔軟に設定できます。役職や所属する部門によりアクセスできるデータを制御しながら、利活用しても問題ないデータを容易に公開できます。
営業マンであれば、過去の商談履歴の確認から案件のロスト分析まで行うことができます。販促部門であればリード情報と成約案件を紐付け、最も成約につながるリードを増加させる施策を検討することができます。
データは成果が生まれるアクションを検討するときに、仮説を組み立てる情報として非常に重要です。
特定の人や情報システム部門でのみ自由に扱えない状態では成果も上げづらいため、部門問わずさまざまな人がデータを利活用しやすいWebデータベースがあると便利になります。
情報資産の形成
メリットの2つ目としては、個人に集まりがちなデータをWebデータベースに集約できることです。
これは、結果として情報資産の形成に繋がります。
メールや紙・Excelに蓄積される情報を誰もがアクセスできるWebデータベースを窓口にすることで集約化ができます。
Excelで管理しがちな顧客データは当然のことながら、紙をファイリングしがちな過去に生産したモノへの不具合情報は集約してデータ化すると生産ライン改修時の指針にもなります。
その他にも「こういった要望にはこの設計やこのカスタマイズが必要だ」といった技術者向けの情報も蓄積しやすくなります。
これがノウハウというものです！
ノウハウは人に依存しがちです。退職によってノウハウが継承されないこともあります！
ノウハウは“職人”と呼ばれるような特定の人物に蓄積されがちです。ノウハウを持つ方が定年退職により会社から流出するようなことが多々あります。
ノウハウを情報資産として蓄積することの重要性は多くの企業でも注視されていますテーマです！
人的トラブル・ミスの防止
3つ目のメリットは、トラブルやミスが減ることです。
Webデータベース化することにより他システムとのデータ連携が実現できます。その分、人の手が介入する業務を減らすことができます。
人の手が入るごとにトラブルやミスが発生リスクは高まりますよね
実際、金融機関では企業や人に紐づく返済信用力やブラックリストなどは必ずデータベース化されています。しかし、人の手で紐づけるようなことはありません。取引や給料、お金の貸し借りに関するような情報はデータベースを駆使することでミスが発生するリスクを極力減らしています。
これは営業部門や現場部門でも同様です。
データとデータが正しく繋がっていることはとても重要なことです。
「顧客マスターが整備されているから安心して取引ができる」「製品マスターが正しいから部品の調達はこの量で問題ない」といった無意識の考えに繋がっています。
トラブル・ミスが少ないことは心理的負担が軽くなることにも繋がるので、副次的なWebデータベースのメリットですね。
また、こちらの『ノーコードシフト プログラミングを使わない開発へ』では、Webデータベースの中でもノーコードで開発できるツールへのメリットやおすすめの導入方法なども記載されているのでノーコード開発のWebデータベースに興味がある方は読んでみてください。
Webデータベースによるデメリットは？
メリットをお伝えしましたが、Webデータベースのデメリットがないのかと気になる方々もいると思います。そのため、デメリットについても押さえましょう。
運用・ルールを決める必要がある
従来の業務から変化があるため、改めて運用・ルールを作る必要があります。
これは新しいことを行う場合ではどうしても起きてしまいますよね。
運用・ルールを決めるのが苦手な人もいらっしゃると思います。そのため、重要なことは周りの人を巻き込みながら運用・ルールを作っていくことです。
1人で行わず周りの意見ももらいながら進めましょう。
Webデータベースを選定・構築する必要がある
ここまでくると、デメリットではなくWebデータベースを構築するために必要な手順になるかもしれませんね。
重要なポイントは会社に合う製品やサービスを選定することです。
おすすめのWebデータベースを比較している記事はこちらです。参考にしてください。
また、選定して導入したWebデータベースは構築しなくてはいけません。運用を行う担当者のスキルや必要とされる時間やお金といったコストを考慮してより社内の考えに沿った構築を行いましょう。
まとめ
本記事ではWebデータベース化によるメリットを紹介しました。
現場で実際にアナログな業務を行なっている方にとっては業務改善を考えるきっかけになるかもしれないので、ぜひWebデータベースを検討してみてください。
